понедельник, 26 февраля 2018 г.

За что люблю свой блокнотик-блокнотище. #2


В сегодняшнем материале мы обсудим такой немаловажный вопрос, как ведение блокнота-планировщика. Немаловажный он потому, что уже сейчас вам нужно будет куда-то фиксировать информацию о запуске проекта, продвижении, вопросы, которые возникают по ходу реализации проекта и т.п. Расскажу, как это делаю я, но буду рада, если вы поделитесь своими находками и идеями в комментариях.

Так вот. За что люблю свой блокнотик-блокнотище? За то, что он наглядная штука. Простецкий планировщик на кольцах, немного прозрачных файлов формата А5, разнокалиберные листы – вот, собственно, и все. Никаких дорогущих наклеек, модных разделителей, покупных вкладышей, разноцветных гелевых ручек и фломастеров и т.п. Это по-настоящему «рабочее-полевой» журнал, и я по пальцам могу пересчитать ситуации, когда я куда-то выходила из дома, а блокнота со мной при этом не было.

Работа ведется попроектно: один раздел – один проект. Какие-то проекты спрятаны в файл, листы в них даже ничем не скреплены; какие-то условно разделены бумажкой чуть потолще или цветом поярче; где-то есть конвертики со всякой малопонятной белибердой для сторонних людей. И есть – о ужас! – даже листы, где с одной стороны написан рукописный тезисный текст, а с другой – печатный фрагмент черновика акта или соглашения. 

Как-то по секрету мой муж сказал, что тайком рылся в моем блокноте, ища информацию по совместному проекту, но так и не нашел, где она расположена, и есть ли вообще в блокноте какая-то логика. Короче, шпионы бы с ума сошли, если бы пытались расшифровать содержимое.


А логика меж тем есть.

Блокнот, как мы помним, на кольцах. Это очень облегчает дело, ведь какие-то проекты периодически я люблю менять местами, а от некоторых избавляться, как от ненужных вещей. Но вернемся к стуктуре. 

По большому счету мой блокнот состоит из 3 частей:

  • Онлайн-проекты
  • Офлайн-проект (семейный)
  • Текущая работа (календарь)
Да, именно в такой последовательности. Календарь в последнюю очередь, он расположен в самом конце блокнота. Потому что главное не текучка, а глобальное планирование.

Пару слов об онлайн-проектах (ибо в подробности семейного дела вдаваться не буду, уж извините).

Первые 2 блока – это базисы онлайн-проектов, от которых никуда не денешься: базовая универсальная структура проекта (памятки) и акции (перечень).
Следующий блок – годовая работа, где с самого начала расположен лист желаемых и планируемых проектов. Просто список с примерными датами.

А вот дальше уже начинается все то, что мой муж так и не может понять до конца. А именно, попроектная работа. В онлайне я веду три проекта: игрушки ручной работы, группа для рукодельниц и слайд-шоу. Это, так сказать, корневые папки. А дальше начинаются более мелкие вещи, такие как всевозможные идейники, шаблоны контент-планов и конкретные реализованные проекты «Под ключ». Еще дальше – мини-отчеты о проделанной работе за проект, выводы, рекомендации (все тезисно).


С офлайном лично мне проще, так как этот проект курируют другие мои домочадцы, и я могу планировать только свой сектор работ, а он, к счастью, не так уж велик: это базовые напоминалки, важные контакты, всевозможные списки специфической терминологии и краткий планер на неделю.


Календарь – особая штука. С одной стороны, при ежедневной работе я ориентируюсь именно на глобальный план ежегодных задач, оставляя текучке не так много места для реализации. Но с другой стороны, именно этот раздел заполняется чаще всего, и фиксируются там либо планируемые дела на неделю, которые будут реализованы стопроцентно, либо дела, сделанные за конкретный день. Не знаю, как у вас, но в моих проектах, особенно в офлайне, очень критичны сроки сдачи, поэтому очень нелишне бывает отследить, когда и кто брался за какие поручения, когда начал, на какой стадии находится выполнение дела и т.п. Эдакий журнал учета.

Ну а еще у меня существует месячная табличка планируемых дел. 12 листов из расчета один листик на один месяц года. 

Теперь про момент «удобно-неудобно». Моя система планирования, мягко скажем, весьма странная. Но она диктуется, во-первых, тем, что главные проекты и их цели должны быть всегда на виду, а во-вторых… эммм… вы когда-нибудь писали в блокноте на кольцах? Особенно на первых листах? Это очень неудобно. Удобно, когда это где-то серединка или финал блокнота (это если у вас кольца такие же большие, как у меня. Для маленьких колец это некритично). Вот и приходится подстраиваться.



Про основы ведения и удаление материалов из рабочей тетради.

Я люблю заполнять блокнот карандашом и черной гелевой ручкой. Карандашом пишу те дела, которые могут быть перенесены. Но, честно говоря, если нет черной ручки, я записываю текущую информацию чем попало и как попало, это не критично. Критично, когда я заполняю шаблон проекта, вот там я все просто-таки настоящий террорист мира каллиграфии и методологии. Но это опять же лично для меня.
Вообще я сторонница системы буллет джорнал, т.е. шаблонные блокноты с уже прописанными пунктами – это не для меня. Идеальные блокнотные страницы для заполнения – обычные листы формата А5 без линеек. Не люблю границы в любом виде.

В файлы и конверты я размещаю важную, но редко используемую информацию. Все остальные проекты разделены картонными закладками.


Теперь что мне нравится в этой системе. Любой неудачный проект или старые текущие задачи из календаря я могу просто выкинуть, хранение макулатуры – не моя фишка. Старые проекты, которые были неплохи, но не факт, что я их повторю в таком же виде, хранятся в другом «домашнем» блокноте (архиве). Это же относится к спискам уже реализованных идей. Иногда полезно перечитать.


Сверка на предмет «неактуально, можно удалять» - «в архив» проводится ежемесячно. Но бывают ситуации, когда блокнот забрасывается на месяц. Обычно любители планирования болезненно воспринимают такие дни, когда блокнот не ведется, или если запланированное на день не выполняется все целиком.

А мне все равно. Если все задачи реализуются без подсказок (а блокнот это по сути и есть рукописная подсказка), то это ж здорово. 

Открою страшную тайну. Красиво оформленные блокноты – это, я бы сказала, особый вид искусства. В реальности практически все деловые люди делают заметки сплошь вкривь и вкось – они не за оформлением гонятся, а дела делают. На мой взгляд, когда блокнот сплошь украшен виньетками, липучками, раскрашен гелевыми ручками и т.п., это свидетельствует лишь об одном – излишке свободного времени у его владельца. Вариант, когда ведение блокнота – это своего рода терапия, не берем в расчет.


Вроде все. Получилось довольно сумбурно, но в целом идея ясна. А как вы ведете свой блокнот? Или вы сторонники Эвернота или прочих онлайн-программ?





Понравилась публикация? 
Поделитесь ею в социальных сетях. Заранее спасибо! :)

Комментариев нет:

Отправить комментарий